Backlight è rappresentata in Italia da MediaPower.
Kelly Messori di Ikonic Backlight spiega nel seguente testo come le organizzazioni di ogni settore stanno producendo più contenuti, in più formati, rispetto al passato.
Ad esempio, un’indagine del 2023 sulla produzione video ha rilevato che le aziende del settore dei servizi finanziari guidano la classifica (con una media di 934 video prodotti per azienda in quell’anno), seguite dal settore high-tech (917 video) e da quello dell’istruzione (634 video). Tuttavia, altri comparti stanno rapidamente colmando il divario: immobiliare, sanità e manifattura stanno incrementando la propria produzione.
Ma senza una gestione adeguata, questi contenuti rischiano di diventare ingestibili, disordinati, e in buona parte inutilizzati. La soluzione? Media archive management.
In questo articolo vengono analizzati:
- Le cause del boom della produzione media
- Le criticità legate alla gestione dei contenuti
- Cosa si intende per media archive management
- Le caratteristiche principali di queste soluzioni
- I vantaggi concreti che offrono
- Come iniziare a implementarle
Serve una gestione più efficace dei contenuti? Un test può aiutare a capirlo.
Ogni azienda è una media company
Fino a vent’anni fa, le librerie media della maggior parte delle aziende potevano tranquillamente risiedere su un’unità condivisa in un server locale.
Si trattava di alcune fotografie dei dirigenti da allegare ai comunicati stampa. Chi commercializzava prodotti fisici disponeva di un archivio di immagini per cataloghi. Al massimo un paio di video istituzionali, loghi, materiali stampati, brochure e poco altro.
Ma nel 2024 la situazione è radicalmente cambiata.
Quasi tutte le organizzazioni producono oggi una gamma molto ampia di contenuti multimediali:
- Video e immagini per il sito web
- Contenuti costantemente aggiornati per i social media
- Podcast e contenuti audio
- Contenuti forniti da collaboratori esterni (ad esempio influencer)
- Video esplicativi su prodotti e servizi
- E molto altro
Diversi fattori hanno favorito questo incremento.
In parte, si tratta di motivazioni commerciali. Un’indagine del 2024 ha evidenziato che l’88% dei responsabili marketing considera il video una componente fondamentale della propria strategia. Una scelta coerente: secondo HubSpot, le landing page con video incorporato convertono meglio di quelle senza.
Anche gli utenti se lo aspettano. Che si tratti di valutare un prodotto, scegliere un’università o approfondire informazioni su un’organizzazione, i contenuti multimediali sono oggi considerati lo standard.
La tecnologia ha inciso in modo determinante. È oggi molto più semplice ed economico produrre contenuti di alta qualità. Anche la distribuzione è diventata più rapida e capillare. Inoltre, la crescita dei social media ha creato nuovi mercati per contenuti, collaborazioni e opportunità pubblicitarie.
La sfida della gestione dei contenuti
Il rapido aumento della produzione ha posto le organizzazioni di fronte a una difficoltà che un tempo era propria solo dei media tradizionali: archiviare, reperire e riutilizzare i contenuti in modo efficace.
Le criticità principali includono:
- Scoperta dei contenuti: con centinaia di video, migliaia di immagini e ore di registrazioni audio, molte aziende faticano a recuperare i file al momento del bisogno. Anche con una buona struttura e un archivio centralizzato, la ricerca può essere complessa, soprattutto se i contenuti sono distribuiti tra dispositivi, USB, cloud, desktop e altre fonti.
- Collaborazione: la produzione avviene quasi sempre in team, spesso con agenzie o freelance. Collaborare in presenza, o tramite dischi fisici, è poco efficace in un contesto sempre più orientato al lavoro distribuito.
- Sprechi: ogni asset comporta un costo, in particolare i video ad alta definizione. Eppure, spesso vengono usati una sola volta, per poi essere dimenticati. Un approccio inefficiente.
- Costi: archiviare dati ha un prezzo. I file in lavorazione devono stare in uno storage ‘hot’ accessibile, ma costoso. Lo storage ‘cold’ è più economico, ma rende più complicato il recupero.
- Sicurezza e conformità: i contenuti multimediali sono proprietà intellettuale e, in certi casi, soggetti a normative (ad esempio nella sanità). È quindi fondamentale garantirne integrità e protezione.
La risposta: media archive management
Il media archive management è una tecnologia pensata per aiutare le aziende a gestire le proprie risorse media. Se i contenuti sono distribuiti, difficili da trovare o da condividere, questa tecnologia rappresenta un punto di svolta.
È importante chiarire cosa non è: non si tratta di un semplice sistema di archiviazione come un hard disk o un servizio cloud generico. È una soluzione che permette di gestire attivamente i contenuti, ovunque si trovino.
Tra le funzionalità principali:
Localizzazione dei contenuti
Un sistema avanzato consente di individuare i file ovunque si trovino. Con iconik, ad esempio, il software mappa i contenuti su cloud, unità locali o desktop remoti.
Organizzazione dei file
Un buon sistema organizza i contenuti in modo intuitivo. Invece di costringere l’utente a navigare manualmente decine di cartelle, l’intelligenza artificiale consente ricerche in linguaggio naturale.
Con iconik, ogni file viene analizzato per generare automaticamente metadati: trascrizioni, riconoscimento immagini e altri elementi descrittivi, che rendono i file ricercabili anche senza conoscerne nome o data.
Collaborazione
Il sistema deve agevolare la collaborazione, indipendentemente da dove si trovino gli utenti. Con iconik, i contenuti sono accessibili da remoto, modificabili in tempo reale e con versioni tracciate.
Una soluzione completa deve proteggere i contenuti tramite misure come crittografia, logging, hashing delle password e sistemi di rilevamento delle intrusioni. Con iconik, queste funzioni sono integrate per garantire pieno controllo sugli asset.
Vantaggi del media archive management
I motivi per adottare una soluzione di questo tipo sono molteplici:
- Efficienza: il recupero dei file è più veloce grazie a tagging e metadati intelligenti
- ROI: i contenuti diventano riutilizzabili e più redditizi
- Collaborazione: si lavora meglio con fotografi, producer, influencer anche da remoto
- Sicurezza: l’accesso è controllato e protetto
- Risparmio: i file possono essere archiviati nelle soluzioni meno costose, senza perderne l’accessibilità
- Backup costante: strumenti come iconik assicurano un salvataggio continuo dei contenuti
- Produttività: meno tempo sprecato nella ricerca, più tempo per attività a valore aggiunto
Caso d’uso: Arthrex
L’azienda di tecnologie chirurgiche Arthrex ha intensificato la produzione di contenuti, generando oltre 1.600 video nel 2022 e accumulando circa 1,4 milioni di asset multimediali.
La difficoltà nel trovare i file, distribuiti tra storage hot e cold, rallentava i team. Da quando ha adottato iconik, l’azienda può recuperare rapidamente i contenuti, garantendo sicurezza e conformità alle normative sanitarie.
Gestire i contenuti con strumenti adeguati
Man mano che la produzione cresce, la necessità di gestirla in modo professionale si fa più urgente.
Strumenti come iconik consentono di archiviare, cercare, collaborare e proteggere i contenuti in modo efficiente, preparandosi a un futuro dove la gestione dei media sarà sempre più centrale.
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INFO: https://www.media-power.it
Sinossi
Ogni organizzazione produce contenuti, ma pochi li gestiscono in modo efficiente. Il media archive management migliora accessibilità, collaborazione e sicurezza, riducendo sprechi e costi.
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